Canal ético
¿QUÉ ES ESTE CANAL Y PARA QUÉ SIRVE?
En Veritas ponemos a disposición de todas nuestras partes interesadas un canal de comunicación confidencial para trasladar preocupaciones, consultas o quejas relacionadas con posibles incumplimientos, riesgos o impactos en materia ética, de cumplimiento normativo y, en ámbitos sociales, ambientales y de gobernanza.
Este canal está abierto principalmente a terceros: empresas proveedoras, clientas, distribuidoras, colaboradores y cualquier persona que mantenga relación con la compañía.
¿QUÉ TIPO DE CUESTIONES SE PUEDEN COMUNICAR?
Se pueden comunicar situaciones que puedan suponer:
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea en materias como competencia, intereses financieros, mercado interior, protección de datos, medio ambiente o salud pública.
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves, incluyendo las que impliquen perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.
- Incumplimientos de la normativa interna de Veritas, sus principios y valores.
- Conductas que generen riesgos o impactos relevantes sobre personas.
¿QUÉ NO SE GESTIONA A TRAVÉS DE ESTE CANAL?
No se tramitarán por este canal:
- Consultas comerciales o incidencias operativas habituales.
- Informaciones que constituyan meros rumores o que ya sean completamente públicas.
- Cuestiones que afecten exclusivamente a conflictos interpersonales entre trabajadores Veritas. En ese caso se deberá utilizar el canal interno dedicado a este fin.
En caso de inadmisión, se comunicará a la persona informante el motivo de forma clara y justificada, salvo que la comunicación sea anónima o se haya renunciado a recibir notificaciones.
Las comunicaciones realizadas a través del presente Canal Ético serán tratadas y resueltas de conformidad con la presente política respetando siempre la confidencialidad y garantizando la ausencia de represalias al comunicante.
Los datos personales serán tratados acorde a la política de privacidad de datos disponible en la parte superior.
El Canal Ético se concibe como un medio de comunicación para que cualquier persona pueda realizar de forma segura, anticipada, y anónima, comunicaciones sobre incumplimientos o irregularidades en relación con las normas y políticas aplicables en la organización.
POLÍTICA DE GESTIÓN DE QUEJAS DEL CANAL ÉTICO
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos los datos personales remitidos a través del Canal Ético de ECOVERITAS S.A. (en adelante, “la Organización”). El Canal Ético está orientado a nuestras partes interesadas (empresas proveedoras, clientas, distribuidoras y colaboradoras). y, en general, a cualquier tercero externo que desee comunicar indicios de infracciones o conductas contrarias a la normativa o a nuestros valores.
El tratamiento de datos se realiza conforme a:
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
- Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
1. Responsable del tratamiento de tus datos personales.
El responsable del tratamiento de sus datos personales es ECOVERITAS, S.A., con CIF A62772629 y domicilio social en c/ Diputació, 247, 08007 Barcelona (España), inscrita en el Registro Mercantil de Barcelona, tomo 34.407, folio 12, hoja B-245540.
Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar con nuestro Delegado de Protección de datos a través de la dirección de correo electrónico cpd@veritas.es.
2. Fuentes de procedencia y tipología de los datos de carácter personal.
Las comunicaciones de datos pueden realizarse de forma identificada o anónima. En cualquier caso, toda la información suministrada a través de los diferentes formularios desplegados por Veritas en los diferentes medios corporativos será tratada con la misma diligencia.
Todos los datos personales de los informantes y de las personas afectadas deberán ser protegidos adecuadamente, desde su recogida hasta su eliminación.
Los posibles datos que pueden ser recabados son:
- Datos identificativos y de contacto del informante, cuando decida proporcionarlos: nombre, apellidos, email, teléfono.
- Datos de la persona afectada por la comunicación (denunciada) y de terceros implicados, que puedan incluir datos de identificación, cargo/relación con la Organización y hechos comunicados.
- Información de la comunicación: descripción de los hechos, fecha, lugar, evidencias o documentación adjunta.
- En casos excepcionales, podrían tratarse categorías especiales de datos si resultan imprescindibles para la investigación y son aportadas voluntariamente (p. ej., datos de salud en incidentes de seguridad alimentaria). En tal caso, se aplicarán garantías reforzadas.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
3. Legitimación del tratamiento de tus datos personales.
La base legitimadora para el tratamiento de tus datos reside en el cumplimiento de una obligación legal, en virtud de lo dispuesto en la Ley de Protección del Informante.
4. Plazo de conservación de tus datos personales.
Los datos personales tratados con esta finalidad se conservarán en el Canal Ético únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
El plazo para resolver las actuaciones de investigación a las que da lugar el procedimiento de gestión de informaciones no puede ser superior a 3 meses, salvo supuestos de especial complejidad en cuyo caso podrá, motivadamente, acordarse la ampliación de dicho plazo hasta un máximo de otros tres meses adicionales. La política de gestión de quejas del canal ético de la Organización refleja las diferentes fases y tiempos asociados de este procedimiento.
5. Destinatarios de tus datos personales.
En general, el acceso a los datos personales reportados al Canal Ético quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones a los miembros del Comité de Ética de la Organización.
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
Sin perjuicio de lo anterior, los datos personales de las denuncias podrán ser comunicados a las fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces o Tribunales, así como cualquier otro organismo competente en caso de ser requeridos en cumplimiento de la legislación vigente.
No se realizan comunicaciones internacionales de datos fuera de Unión Europea salvo que: a) el destinatario esté en país con decisión de adecuación de la Comisión Europea; o existan cláusulas contractuales tipo u otra garantía adecuada; o exista habilitación legal específica aplicable al caso.
6. Medidas de seguridad y confidencialidad.
El Sistema interno de información debe impedir el acceso no autorizado y preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a las salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.
Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento general de protección de datos, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023.
El Canal Ético está segregado de los canales ordinarios y cuenta con controles de acceso estrictos, cifrado en tránsito y en reposo, registro de accesos y medidas de integridad y disponibilidad.
Se aplicarán los principios de minimización, seudonimización y acceso por necesidad de saber durante toda la investigación.
7. Derechos que puedes ejercer sobre el tratamiento de tus datos personales.
Te informamos de que tienes derecho a obtener confirmación sobre si en la Organización estamos tratando datos personales que te conciernan, o no.
Asimismo, tienes derecho a acceder a tus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
En determinadas circunstancias, podrás solicitar la limitación del tratamiento de tus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con tu situación particular, podrás oponerte al tratamiento de tus datos. La Organización dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Asimismo, puedes ejercer el derecho a la portabilidad de los datos, así como retirar los consentimientos facilitados en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Te informamos que podrás ejercer tus derechos, a través de la dirección de correo electrónico cpd@veritas.es o mediante comunicación escrita dirigida a la sociedad en la dirección especificada en los datos identificativos incluidos en el Aviso Legal de nuestra web.
Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de su sitio web: www.aepd.es.