Canal ètic
QUÈ ÉS AQUEST CANAL I PER A QUÈ SERVEIX?
A Veritas posem a disposició de totes les nostres parts interessades un canal de comunicació confidencial per traslladar preocupacions, consultes o queixes relacionades amb possibles incompliments, riscos o impactes en matèria ètica, de compliment normatiu i en àmbits socials, ambientals i de governança.
Aquest canal està obert principalment a tercers: empreses proveïdores, clients, distribuïdors, col·laboradors i qualsevol persona que mantingui una relació amb la companyia.
QUIN TIPUS DE QÜESTIONS ES PODEN COMUNICAR?
Es poden comunicar situacions que puguin suposar:
- Infraccions del Dret de la Unió Europea en matèries com la competència, els interessos financers, el mercat interior, la protecció de dades, el medi ambient o la salut pública.
- Infraccions penals o administratives greus o molt greus, incloses les que impliquin un perjudici econòmic per a la Hisenda Pública o la Seguretat Social.
- Incompliments de la normativa interna de Veritas, així com dels seus principis i valors.
- Conductes que generin riscos o impactes rellevants sobre les persones.
QUÈ NO ES GESTIONA A TRAVÉS D'AQUEST CANAL?
No es tramitaran per aquest canal:
- Consultes comercials o incidències operatives habituals.
- Informacions que constitueixin simples rumors o que ja siguin completament públiques.
- Qüestions que afectin exclusivament conflictes interpersonals entre treballadors de Veritas. En aquest cas, s’haurà d’utilitzar el canal intern específic destinat a aquesta finalitat.
En cas d’inadmissió, es comunicarà a la persona informant el motiu de manera clara i justificada, excepte si la comunicació és anònima o si s’ha renunciat a rebre notificacions.
Les comunicacions realitzades a través d’aquest Canal Ètic seran tractades i resoltes de conformitat amb aquesta política, respectant sempre la confidencialitat i garantint l’absència de represàlies envers la persona comunicant.
Les dades personals seran tractades d'acord amb la política de privacitat de dades disponible a la part superior.
El Canal Ètic es concep com un mitjà de comunicació perquè qualsevol persona pugui efectuar, de manera segura, anticipada i anònima, comunicacions sobre incompliments o irregularitats relacionades amb les normes i polítiques aplicables a l’organització.
POLÍTICA DE GESTIÓ DE QUEIXES DEL CANAL ÈTIC
POLÍTICA DE PRIVACITAT
Aquesta Política de Privacitat explica com tractem les dades personals remeses a través del Canal Ètic d’ECOVERITAS, S.A. (d’ara endavant, «l’Organització»). El Canal Ètic està orientat a les nostres parts interessades (empreses proveïdores, clientes, distribuïdores i col·laboradores) i, en general, a qualsevol tercer extern que vulgui comunicar indicis d’infraccions o conductes contràries a la normativa o als nostres valors.
El tractament de dades es realitza d’acord amb:
- Reglament (UE) 2016/679, Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).
- Llei Orgànica 3/2018, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD).
- Llei 2/2023, de protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
1. Responsable del tractament de les teves dades personals.
El responsable del tractament de les teves dades personals és ECOVERITAS, S.A., amb CIF A62772629 i domicili social al c/ Diputació, 247, 08007 Barcelona (Espanya), inscrita al Registre Mercantil de Barcelona, tom 34.407, foli 12, full B-245540.
Per a qualsevol consulta relacionada amb el tractament de les teves dades personals, pots contactar amb el nostre Delegat de Protecció de Dades a través de l’adreça de correu electrònic cpd@veritas.es.
2. Fonts de procedència i tipologia de les dades de caràcter personal.
Les comunicacions es poden presentar de manera identificada o anònima. En qualsevol cas, tota la informació subministrada a través dels diferents formularis habilitats per Veritas en els seus canals corporatius serà tractada amb la mateixa diligència.
Totes les dades personals de les persones informants i de les persones afectades hauran de ser protegides adequadament, des de la seva recollida fins a la seva eliminació.
Les dades que es poden recollir són:
- Dades d’identificació i de contacte de la persona informant, quan decideixi facilitar-les: nom, cognoms, correu electrònic i telèfon.
- Dades de la persona afectada per la comunicació (denunciada) i de tercers implicats, que poden incloure dades d’identificació, càrrec o relació amb l’Organització i els fets comunicats.
- Informació relativa a la comunicació: descripció dels fets, data, lloc, evidències o documentació adjunta.
- En casos excepcionals, es podran tractar categories especials de dades si resulten imprescindibles per a la investigació i han estat aportades voluntàriament (per exemple, dades de salut en incidents de seguretat alimentària). En aquests casos, s’aplicaran garanties reforçades.
No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no sigui manifesta per al tractament d’una informació específica o, si es recullen per error, s’eliminaran sense dilació indeguda.
3. Legitimació del tractament de les teves dades personals.
La base jurídica que legitima el tractament de les teves dades és el compliment d’una obligació legal, de conformitat amb el que estableix la Llei de Protecció de les Persones Informants.
4. Termini de conservació de les teves dades personals.
Les dades personals tractades amb aquesta finalitat es conservaran al Canal Ètic únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació dels fets denunciats.
El termini per resoldre les actuacions d’investigació derivades del procediment de gestió d’informacions no pot ser superior a tres mesos, excepte en supòsits d’especial complexitat, en què es podrà acordar motivadament una ampliació de fins a tres mesos addicionals. La política de gestió de comunicacions del Canal Ètic de l’Organització reflecteix les diferents fases i terminis associats a aquest procediment.
5. Destinataris de les teves dades personals.
Amb caràcter general, l’accés a les dades personals comunicades a través del Canal Ètic quedarà limitat, dins l’àmbit de les seves competències i funcions, als membres del Comitè Ètic de l’Organització.
El tractament de les dades per part d’altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, serà lícit quan sigui necessari per a l’adopció de mesures correctores dins l’entitat o per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, corresponguin.
Sense perjudici de l’anterior, les dades personals contingudes en les denúncies podran ser comunicades a les forces i cossos de seguretat, als jutjats i tribunals, així com a qualsevol altre organisme competent quan així sigui requerit en compliment de la legislació vigent.
No es realitzen transferències internacionals de dades fora de la Unió Europea, llevat que: a) el destinatari es trobi en un país amb una decisió d’adequació de la Comissió Europea; b) existeixin clàusules contractuals tipus o una altra garantia adequada; o c) existeixi una habilitació legal específica aplicable al cas.
6. Mesures de seguretat i confidencialitat.
El Sistema Intern d’Informació ha d’impedir l’accés no autoritzat, preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades i a qualsevol tercer esmentat en la informació facilitada, especialment la identitat de la persona informant en cas que s’hagi identificat.
La identitat de la persona informant només podrà ser comunicada a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora, i aquests supòsits estaran subjectes a les garanties establertes per la normativa aplicable.
Si la informació rebuda conté categories especials de dades, es procedirà a la seva supressió immediata, llevat que el tractament sigui necessari per raons d’un interès públic essencial, d’acord amb el que preveu l’article 9.2.g) del Reglament General de Protecció de Dades, tal com disposa l’article 30.5 de la Llei 2/2023.
El Canal Ètic està segregat dels canals ordinaris i disposa de controls d’accés estrictes, xifratge en trànsit i en repòs, registre d’accessos i mesures d’integritat i disponibilitat.
Durant tota la investigació s’aplicaran els principis de minimització de dades, pseudonimització i accés segons la necessitat de coneixement.
7. Drets que pots exercir sobre el tractament de les teves dades personals.
T’informem que tens dret a obtenir confirmació sobre si a l’Organització s’estan tractant dades personals que et concerneixen.
Així mateix, tens dret a accedir a les teves dades personals, així com a sol·licitar-ne la rectificació si són inexactes o, si escau, la seva supressió quan, entre altres motius, ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals van ser recollides.
En determinades circumstàncies, podràs sol·licitar la limitació del tractament de les teves dades; en aquest cas, únicament les conservarem per a l’exercici o la defensa de reclamacions.
En determinades circumstàncies i per motius relacionats amb la teva situació particular, podràs oposar-te al tractament de les teves dades. L’Organització deixarà de tractar-les, excepte per motius legítims imperiosos o per a l’exercici o la defensa de possibles reclamacions.
Així mateix, pots exercir el dret a la portabilitat de les dades i retirar els consentiments atorgats en qualsevol moment, sense que això afecti la licitud del tractament basat en el consentiment prestat abans de la seva retirada.
Pots exercir els teus drets mitjançant un correu electrònic a cpd@veritas.es o per escrit adreçat a la societat a l’adreça indicada a les dades d’identificació incloses a l’Avís Legal del nostre web.
Igualment, tens dret a presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) a través del seu lloc web: www.aepd.es.